Effizienter ohne Papier:
Das Webportal für Sie und Ihre Mitarbeiter
Weniger Kosten, mehr Service
Jeden Monat ist es wieder soweit: Die Entgeltabrechnung ist durchgeführt, anschließend wird fleißig gedruckt, gefalzt, kuvertiert und frankiert. Nicht nur der zeitliche Aufwand hierfür ist hoch, auch die Druck-, Material- und Portokosten sind beachtlich. Wenn Ihnen aber schlanke Prozesse, niedrige Kosten und Ressourcenschonung wichtig sind, sollten Sie Ihre Personalabteilung von diesen zeitraubenden Routinetätigkeiten entlasten.
NOVIPLAN [e.portal] ist die neue und innovative Art, die monatlichen Verdienstnachweise an Ihre Mitarbeiter zu verteilen.
Über das Webportal stellen Sie alle Abrechnungsdokumente elektronisch zur Verfügung – ein wichtiger Schritt zum papierarmen Büro. Damit sparen Sie nicht nur Papier, Toner und Porto, sondern bieten einen besonderen Service an: Ihre Mitarbeiter erhalten rund um die Uhr einen maximal gesicherten Zugriff auf ihre persönlichen Dokumente. Egal wo sie sich gerade befinden: Mit einem Internetzugang, einem Browser und ihren Zugangsdaten können sie jederzeit ihre Entgeltabrechnungen, Zeitnachweise, Lohnsteuerbescheinigungen o. ä. einsehen, herunterladen oder ausdrucken. Auch persönliche Mitarbeiter-Informationen wie z. B. Schulungseinladungen oder Zertifikate können verschlüsselt und empfängerorientiert über das Webportal bereitgestellt werden.
Ihre Mitarbeiter in der HR-Abteilung führen die monatliche Abrechnung wie gewohnt durch, sparen sich aber den Papierausdruck der Dokumente. Statt dessen werden sie vollautomatisch ins Archiv gedruckt. Regelbasierte Prozesse vereinzeln den Druckstrom und ordnen die Dokumente der entsprechenden Personalnummer zu. Nach ihrer Verschlüsselung stehen die Dokumente für den jeweiligen Mitarbeiter im Webportal bereit.
Ihr Vorteil: Kein Dokument verlässt Ihr Haus! Alle Abrechnungen werden bei Ihnen archiviert, ein externes Rechenzentrum wird nicht benötigt.
Und übrigens: Bei Kosteneinsparungen bis zu 70% im Vergleich zur papierbasierten Verarbeitung amortisiert sich das Webportal innerhalb kürzester Zeit von selbst.
Keine Laufwege, keine Papierkosten
Schluss mit veralteten Aushängen. Nutzen Sie die Pinnwand-Funktion als Ihr digitales Schwarzes Brett!
Die Pinnwand ist das moderne papierlose Medium für die Verbreitung von Informationen im Unternehmen. Über die Pinnwand teilen Sie schnell und direkt wichtige Informationen und geben allen Mitarbeitern Neuigkeiten, Termine oder aktuelle Unternehmensentwicklungen bekannt.
Drucken Sie Ihre Aushänge einfach an die Pinnwand und schon stehen Sie auf NOVIPLAN [e.portal] zur Ansicht oder zum Download zur Verfügung – papierlos und immer aktuell. Das zeitaufwendige Aushängen und Entfernen von Papier am Schwarzen Brett entfällt. Im Gegensatz zu persönlichen Dokumenten der Mitarbeiter werden Pinnwand-Informationen nicht verschlüsselt und sind für alle Mitarbeiter sichtbar.
Das Plus für Ihre Mitarbeiter: Sie sind immer aktuell informiert und sparen sich den Gang zum Schwarzen Brett.
So ermöglichen Sie eine Kommunikation, wie sie Ihre Mitarbeiter heute fordern.
Behalten Sie den Überblick
Personalleitern und -referenten bietet NOVIPLAN [e.portal] die Möglichkeit, mit wenigen Klicks die Abrechnungsdokumente ihrer zugeordneten Mitarbeiter aufzurufen. Damit haben die zeitraubende Suche nach Dokumenten und das Anfertigen von Kopien endgültig ein Ende. Der Zuordnung von Mitarbeitern zu Referenten erfolgt in der Regel im jeweiligen HR-System.
Darüber hinaus gibt es bereits im Standard eine Fülle an Möglichkeiten, um die Akzeptanz und Inhalte des Portals selbst auszuwerten. Interaktive Dashboards liefern in hochwertigen Datenvisualisierungen einerseits zahlreiche Informationen über die im Portal bereitgestellten Dokumente, andererseits führen sie auch den erforderlichen Nachweis für den Zugang bzw. Abruf von Abrechnungsdokumenten.
Der Aktivierungsmonitor zeigt auf einen Blick, welche Mitarbeiterkonten bereits aktiviert sind und bietet so immer einen aktuellen Überblick über die Nutzung des Webportals. Alle Dashboards ermöglichen gezielte Datenselektionen nach Zeiträumen, Dokumentarten oder Personalnummern und über Drilldown-Funktionen die Navigation zu den Details.
Lassen Sie Daten sprechen.
Jede Software ist immer ein Teil einer gesamten IT-Landschaft. Um effizient arbeiten können, muss es aber passen. Das heißt, dass Sie erst dann voll von Rationalisierungseffekten profitieren, wenn Systeme nahtlos in einander greifen und Daten ohne Mehraufwand zwischen Programmen fließen.
NOVIPLAN [e.portal] stellt sicher, dass es passt – es lässt sich ganz einfach in bestehende IT-Strukturen integrieren. Schnittstellen bestehen zu den gängigen HR-Systemen wie SAP-HCM oder Infor IGF, können aber zu nahezu jedem anderen Entgeltabrechnungssystem realisiert werden. Ihre Mitarbeiter in der Personalabteilung können bei der Erstellung und Buchung der Lohnabrechnungen exakt so weiterarbeiten wie vor der Einführung des Webportals.
Sie fragen sich vielleicht, was passiert, wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt. Kein Problem: Nach einer einstellbaren Karenzzeit, in der der ausgeschiedene Mitarbeiter seine Dokumente noch abrufen kann, wird sein Login automatisch gesperrt. Für Personalreferenten ist der Zugriff natürlich weiterhin möglich.
NOVIPLAN [e.portal] wurde von der Initiative Mittelstand im Rahmen des INNOVATIONSPREIS-IT mit dem Prädikat BEST OF 2018 als besonders innovative, mittelstandsgeeignete IT-Lösung ausgezeichnet.
Bei der Bereitstellung von sensiblen HR-Dokumenten steht Sicherheit an oberster Stelle. Deshalb werden alle Dokumente im NOVIPLAN-Archiv revisionssicher archiviert. Kein Dokument verlässt Ihr Haus. Wir bieten Ihnen und Ihren Mitarbeitern maximale Datensicherheit, eine durchgängige Protokollierung und hochsichere SSL-Dokumentverschlüsselung.
Schluss mit zeitraubendem Drucken, Kuvertieren und Verteilen von Entgeltabrechnungen und Zeitnachweisen. NOVIPLAN [e.portal] sorgt für schlanke Prozesse in der Personalabteilung, indem es Medienbrüche vermeidet und eine papierlose Verarbeitung ermöglicht – automatische Archivierung und damit sicherer Schutz der sensiblen Dokumente inklusive.
Für Druck, Kuvertierung und Zustellung der Entgeltabrechnungen in Papierform entstehen monatliche Kosten von bis zu 1,50 € pro Mitarbeiter. Setzen Sie auf NOVIPLAN [e.portal] und sparen Sie die Kosten für Papier, Druck und Porto. So sind Kostenreduzierungen bis zu 70% im Vergleich zur papierbasierten Verarbeitung möglich.
Das Design des Webportals ist auf eine intuitive Bedienung ausgelegt. Benutzeroberfläche und Menüführung sind leicht verständlich und so anwenderfreundlich gestaltet, dass auch wenig technikaffine Mitarbeiter gleich loslegen können. Selbstverständlich lassen sich die verfügbaren Dokumente bequem nach Dokumenttypen, Jahren und anderen Kriterien filtern.
Alle relevanten Dokumente können von Ihren Mitarbeitern über einen persönlichen Account unabhängig von Ort und Zeit abgerufen, lokal gespeichert oder ausgedruckt werden. Verloren gegangene Dokumente gehören der Vergangenheit an. Mit dem Webportal verfügen sie über eine aktuelle und fortlaufend geführte Ablage, in der Dokumente jederzeit recherchierbar sind.
Schnell mal nachsehen, was es Neues gibt – mit der Pinnwandfunktion von NOVIPLAN [e.portal] kein Problem. Die Pinnwand vereinfacht die Informationsbereitstellung im Unternehmen indem Informationen nicht mehr an zentralen Stellen ausgehängt, sondern einfach an die Pinnwand gedruckt werden. Ein Klick ins Portal und Ihre Mitarbeiter sind stets aktuell informiert.
