NOVIPLAN-DMS

Workflow Management

Steuern Sie Abläufe per Workflow

Automatisieren Sie Ihre Geschäftsprozesse

Die Prozessautomation ist ein wesentlicher Baustein in der digitalen Transformation.
Denn Prozesse enden nicht an Systemgrenzen: Sie müssen durchgehend und über Abteilungen hinweg ineinandergreifen.
Mit NOVIPLAN gestalten und steuern Sie Ihre Geschäftsprozesse voll automatisiert und optimieren ihre täglichen Abläufe abteilungsübergreifend durch digitale Workflows.

Standardisieren und automatisieren Sie Ihre Geschäftsprozesse, ohne Ihre Firma umzukrempeln! Grundlage hierfür sind digitale Workflows, die Ihre Abläufe gestalten, steuern und überwachen. Sie ermöglichen eine komfortable, zeit- und kostenoptimierte Vorgangsbearbeitung und stellen sicher, dass Informationen immer zum richtigen Zeitpunkt zur Verfügung gestellt werden.

NOVIPLAN-DMS leitet Dokumente, Informationen und Aufgaben effizient durchs Unternehmen. Bisher aufwendige, manuelle Arbeiten entfallen und werden durch digitale Workflows ersetzt. Ihre Mitarbeiter haben ihre Aufgaben und Prozesse im Griff und den nötigen Freiraum für innovative, wertschöpfende Tätigkeiten.

  • Beschleunigte und transparente Prozesse

  • Prozesssicherheit durch standardisierte Abläufe

  • Automatische Verteilung digitaler Dokumente

  • Fristen- und Terminüberwachung

  • Workflow-Monitoring

Prozesse automatisieren

NOVIPLAN-DMS bindet Dokumente und Informationen vorgangsbezogen in die Geschäftsabläufe ein. Sie werden über digitale Workflows gesteuert und lassen sich von der Digitalisierung über die Weiterleitung an die Empfänger bis zur Bearbeitung und Archivierung verfolgen. Zusätzlich überwachen intelligente Wiedervorlagefunktionen Termine und erinnern automatisch, wenn Fristen überschritten werden. Sämtliche Prozessschritte und Entscheidungen werden genau protokolliert, die Prozesse dadurch nachvollziehbar und transparent.

Holen Sie das Maximum aus Ihren Geschäftsprozessen heraus: Schnelligkeit, Transparenz, Informationsverfügbarkeit – im gesamten Unternehmen.

Workflows definieren

  • Workflows individuell konfigurierbar
  • Workflow-Modellierung im tabellarischen oder graphischen Editor
  • Modellierung von sequenziell oder parallel ablaufenden Workflows
  • Abbildung von Regeln

Prozesse automatisieren

  • Steuerung von Prozessen über Standard- oder Ad-hoc Workflows
  • Prozessoptimierung durch parallel ablaufende Workflows
  • Automatische Benachrichtigungen per E-Mail
  • Wiedervorlagefunktion
  • Eskalationsmechanismen bei zeitkritischen Vorgängen
  • Vermeidung von Medienbrüchen

Prozesse überwachen

  • Prozess-Monitoring durch Auswertung von Workflow-Daten
  • Reporting von Geschäftsprozessen
  • Beliebige Prozess-Analysen mit Hilfe von NOVIPLAN-BI

Effizienter arbeiten

Entdecken Sie die Möglichkeiten der Prozessautomatisierung mit NOVIPLAN-DMS und managen Sie Ihre dokumentenbasierten Geschäftsprozesse voll automatisiert und effektiv.

Ob digitale Bearbeitung der Eingangspost, automatisierte Rechnungsverarbeitung oder die Freigabe von Purchase Orders: Elektronische Workflows und Funktionen zur Prüfung, Freigabe und Weiterleitung von Informationen steuern die Prozesse und sorgen für kurze Durchlaufzeiten, eine transparente Bearbeitung und dokumentierte Freigabeprozesse. Dabei sind Sie nicht auf fest strukturierte Workflows beschränkt. Mit wenigen Klicks können Sie auch Ad-Hoc Workflows generieren.

Innovative Lösungen für dokumentenbasierte Prozesse

INTENSIO entwickelt DMS-Lösungen, die Ihre Geschäftsprozesse unterstützen und dadurch effizienter und schneller machen. Sie alle basieren auf NOVIPLAN und lassen sich schnell an Ihre individuellen Anforderungen anpassen. Machen Sie Schluss mit überfüllten Schreibtischen, lästigen Papierstapeln und platzraubenden Aktenschränken. Mit NOVIPLAN-DMS bearbeiten Sie die tägliche Informationsflut effizient und sicher.

Finden Sie die Lösung, die zu Ihnen passt.

Die papierbasierte Bearbeitung des täglichen Posteingangs verursacht einen hohen Zeitaufwand und unnötige Kosten: die Post wird gesichtet, sortiert, kopiert und verteilt. Unsere Lösung: die digitale Postbearbeitung mit NOVIPLAN-DMS. Die Software verarbeitet die Eingangspost vollautomatisch und führt Briefpost, Faxe und E-Mails zusammen. Alle Arbeitsschritte vom Einscannen, über die Indexierung, Klassifizierung und Verschlagwortung der Dokumente, die automatische Weiterleitung in den Posteingang des Bearbeiters bis hin zur rechtssicheren Archivierung mit Volltextgenerierung werden abgedeckt. Das Ergebnis: schnelle, effiziente und kostenoptimale Prozesse.

Eingangsrechnungen durchlaufen in Unternehmen oft mehrere Abteilungen und verursachen einen hohen Zeitaufwand. Das digitale Eingangsrechnungs-Management von NOVIPLAN ist eine zukunftsweisende Lösung zur automatisierten Verarbeitung von Rechnungen und Gutschriften. Papierbasierte Belege werden digitalisiert, die anschließende Volltexterkennung interpretiert den Rechnungstext und extrahiert alle buchungsrelevanten Daten. Die sachliche Prüfung, Kontierung und Freigabe sowie die Übergabe der freigegebene Belege an Ihre Finanzbuchhaltung erfolgen ebenfalls digital. Profitieren Sie von absoluter Transparenz und schnellerer Abwicklung der Rechnungsbearbeitung.

Das digitale Vertragsmanagement auf Basis von NOVIPLAN-DMS vereinfacht und beschleunigt die Verwaltung Ihrer Verträge. Sie werden zentral archiviert und stehen unternehmensweit zur Verfügung. Komfortable Recherchefunktionen erlauben das blitzschnelle Auffinden von Verträgen mit allen dazu gehörenden Dokumenten. Sämtliche Informationen über Vertragspartner und -inhalte werden in digitalen Vertragsakten gebündelt. Wiedervorlagen und Fristen werden automatisch überwacht. Mit dem NOVIPLAN-DMS Vertragsmanagement finden Sie ganz einfach den Weg durch den Dschungel der Vertragsdetails – egal um welche Verträge es sich handelt.

Der digitale Wandel in der Geschäftswelt macht auch vor Ihrer Personalabteilung nicht Halt. Gehen Sie jetzt den Schritt in Richtung Digitalisierung und stellen Sie Ihren Mitarbeitern Entgeltabrechnung, Lohnsteuerbescheinigungen, SV-Meldungen und sonstige Dokumente elektronisch zur Verfügung. Und das ganz einfach, sicher und kostensparend: mit NOVIPLAN [e.portal], dem Webportal für Mitarbeiterdokumente. Schluss mit zeitraubendem Drucken, Kuvertieren und Verteilen von HR-Dokumenten. NOVIPLAN [e.portal] sorgt für schlanke Prozesse, indem es Dokumente papierlos bereitstellt und gleichzeitig automatisch archiviert.

Automatisch schneller

Ihre Vorteile durch digitale Workflow-Steuerung

Erhebliche Zeiteinsparung

NOVIPLAN verkürzt Bearbeitungszeiten und erhöht die Produktivität durch digitale Prozesse und intelligente Suchmechanismen. Elektronische Workflows mit automatisierten Weiterleitungs- und Eskalationsmechanismen steuern die Prozesse, Mitarbeiter finden die benötigten Informationen sofort und können Vorgänge schneller bearbeiten.

Transparente Prozesse

Ihre Unternehmensprozesse werden transparent, d. h. der aktuelle Bearbeitungsstand ist einsehbar und Sie behalten jederzeit den Überblick. Dokumente lassen sich von der Digitalisierung über die Weiterleitung an die Empfänger bis zur Bearbeitung und Archivierung verfolgen. Alle Änderungen am Dokument werden protokolliert und bleiben nachvollziehbar.

Reduzierte Kosten

Digitale Workflows reduzieren die Verarbeitungskosten je Geschäftsvorfall durch Eliminierung von Routinetätigkeiten, automatische Extraktion von Informationen und empfängerorientierte Zustellung. Bearbeitungszeiten werden verkürzt, Zahlungsfristen können besser eingehalten und Skonto-Vorteile ausgenutzt werden.

Sichere Bearbeitung

Automatisierte Standardabläufe sorgen für eine höhere Qualität und Sicherheit bei der Bearbeitung von Vorgängen. Sie helfen, Fehler, Medienbrüche und den Verlust von Unterlagen zu vermeiden. Zudem wahrt ein fein justierbares Rechtesystem die Vertraulichkeit und sorgt dafür, dass jeder Mitarbeiter nur die für ihn freigegebenen Informationen sieht.

Effiziente Prozesse

NOVIPLAN lässt sich genau an Ihre Geschäftsprozesse anpassen. Maßgeschneiderte, parallel ablaufende Standard-Workflows unterstützen die gleichzeitige, zeitsparende Bearbeitung von Vorgängen. Zusätzlich ermöglichen Ad hoc-Workflows eine flexible Prozessanpassung und die fallweise Einbindung von weiteren Personen in den Prozess.

Prozessanalysen in Echtzeit

Sämtliche Prozessschritte, Aktivitäten und Entscheidungen werden lückenlos protokolliert. Die Auswertung dieser Workflow-Daten erfolgt in individuell konfigurierbaren Dashboards oder Reports. Sie ermöglichen ein umfassendes Prozess-Monitoring und -Controlling als Basis für kontinuierliche Prozessverbesserungen.

Kundenzitat

Früher haben wir sehr viel Papier bewegt: lange Bearbeitungszeiten und Fehler waren die Folge. Heute arbeiten wir mit NOVIPLAN effizienter und sicherer als je zuvor. Nicht zuletzt war uns natürlich auch ein zuverlässiger Partner wichtig – und den haben wir mit INTENSIO gefunden.

Dr. Julia DubowyDirector Operations - Mustang GmbH

Erleben Sie innovatives Dokumentenmanagement

Lernen Sie weitere Anwendungsbereiche und Funktionen kennen
und erfahren Sie, warum NOVIPLAN das richtige DMS für Sie ist.