NOVIPLAN-DMS

Revisionssichere Archivierung

Sagen Sie der Papierflut adé!

Gehen Sie auf Nummer Sicher

Seit 2017 sind Unternehmen jeder Größe im Rahmen der GoBD gesetzlich dazu verpflichtet,
steuerrelevante Dokumente revisionssicher zu archivieren. Aufbewahrungspflichtige Informationen müssen sicher,
vollständig, ordnungsgemäß, unverändert und verlustfrei gemanagt werden.
Sie müssen vor allem jederzeit wieder auffindbar, lesbar und auswertbar sein.

NOVIPLAN-DMS verfügt über alle software-technischen Voraussetzungen zur Realisierung der gesetzlichen Anforderungen und Standards. Die Software ermöglicht die zentrale Verwaltung und revisionssichere Archivierung beliebiger Dokumente. Egal ob Rechnungen, Lieferscheine, Bestellungen, Anfragen oder sonstiger Schriftverkehr in Form von Briefen, Faxen und E-Mails: NOVIPLAN-DMS verwaltet alle Arten von Informationen und legt sie sicher in einem elektronischen Vault ab.

NOVIPLAN-DMS erfüllt nicht nur die Vorgaben des Gesetzgebers, sondern schützt Ihre Dokumente und Daten auch zuverlässig vor unberechtigten Zugriffen oder Verlust. Ihr Vorteil: sichere, transparente und compliance-gerechte Prozesse.

  • Erfüllung der gesetzlichen Vorgaben

  • Schutz vor Datenverlust und Manipulationen

  • Unveränderbare Historie und Nachvollziehbarkeit aller Änderungen am Dokument

  • Dauerhafte Lesbarkeit von Dokumenten

  • Zentrale Ablage von Dokumenten ohne Wildwuchs und Dubletten

Compliance-Anforderungen erfüllen

NOVIPLAN-DMS ermöglicht die revisionssichere Archivierung Ihrer Dokumente und E-Mails und erfüllt somit die strengen Standards rund um Datenschutz, Dokumentensicherheit und rechtskonformer Aufbewahrung. Statt der Papierablage von Belegen legt NOVPLAN-DMS ein digitales Archiv für Sie an. Egal ob Rechnungen, Lieferscheine, Bestellungen, Anfragen oder sonstiger Schriftverkehr in Form von Briefen, Faxen und E-Mails: NOVIPLAN-DMS verwaltet alle Arten von Informationen und legt sie sicher in einem elektronischen Vault ab.

Papierbelege werden gescannt, mit OCR-Volltext versehen, automatisch klassifiziert und rechtssicher langzeitarchiviert. Elektronische Dokumente aus anderen Systemen gelangen automatisch ins Archiv. Alle Belege, auch miteinander verknüpfte Dokumente, lassen sich jederzeit bequem recherchieren, bearbeiten, prüfen, erneut archivieren oder verteilen. Auf Wunsch sogar vollautomatisch per Workflow. Aus- und Eincheckfunktionen sorgen für eine lückenlose Versionierung und Historie und stellen sicher, dass es beim gemeinsamen Bearbeiten zu keinen Änderungskonflikten kommt. Dokumente, die unveränderbar archiviert werden müssen, sind sicher gegen Manipulationen geschützt.

Ihre Unternehmensprozesse werden nachvollziehbar und transparent dokumentiert. Sie arbeiten sicherer, schneller und compliance-gerechter als je zuvor.

NOVIPLAN-DMS stellt Ihnen hierfür die optimalen Instrumente zur Verfügung.

Dokumente importieren

  • Scannen von Papierdokumenten mit OCR-Volltexterkennung
  • Datei-Import per Drag & Drop
  • Direkter Dokumentenimport aus MS Office
  • Automatische E-Mail-Archivierung
  • PDF-Drucker zum direkten Drucken ins Archiv

Dokumente indizieren

  • Frei definierbare Schlagworte und Schlagworthierarchien
  • Beliebige Klassifikations- und Ablagestrukturen
  • Automatische Aktenbildung
  • Zuordnung von Dokumenten zu beliebigen Business-Objekten

Dokumente archivieren

  • Revisionssichere und kontextbezogene Archivierung
  • Automatische Datenkonvertierung in PDF, PDF/A oder TIFF
  • Speicherung digitaler Signaturen
  • Dublettenprüfung
  • Parallele Verwaltung mehrerer Archive (Hochverfügbarkeit)

NOVIPLAN ist GoBD-konform

Mit NOVIPLAN-DMS archivieren Sie alle steuerrelevanten Dokumente wie Rechnungen, Belege und Verträge revisionssicher. Papierbelege werden gescannt, mit OCR-Volltext versehen, automatisch klassifiziert und langzeitarchiviert. Elektronische Dokumente und E-Mails können aus anderen Systemen automatisch in das elektronische Archiv überführt werden. Alle Änderungen werden dokumentiert und die Software nimmt automatisch eine Versionierung Ihrer Dateien vor. Die Ursprungsdatei bleibt somit erhalten und Sie können jederzeit eine lückenlose Historie vorweisen. Zudem stellen Aus- und Eincheckfunktionen beim gemeinsamen Bearbeiten von Dokumenten sicher, dass es zu keinen Änderungskonflikten kommt.

Mit NOVIPLAN-DMS werden Ihre sensiblen Daten unter Einhaltung gesetzlicher Fristen, Compliance- und Revisionsvorschriften sicher und unveränderbar aufbewahrt.

Automatische E-Mail-Archivierung

Steuerlich relevante E-Mails sowie deren Anhänge müssen revisionssicher archviert werden. Als Geschäftsbelege unterliegen sie den gesetzlichen Vorgaben bezüglich Vollständigkeit, Unveränderbarkeit, Zugangsbeschränkungen und Einhaltung der Aufbewahrungsfristen. NOVIPLAN-DMS ermöglicht die sichere Erfüllung der gesetzlichen Vorgaben und sorgt für eine serverbasierte, lückenlose und rechtskonforme Archivierung aller ein- und ausgehenden E-Mails inklusive der Dateianhänge. Auch nach Jahren können die Informationen in den archivierten E-Mails zielsicher aufgerufen werden. Nach dem Single-Instance-Prinzip werden E-Mails und Attachments nur einmal archiviert, auch wenn sie an mehrere Empfänger gesendet werden. Der vorhandene Speicherplatz wird optimal ausgenutzt, der Verwaltungsaufwand bleibt gering und die Kosten werden nachhaltig gesenkt.

Papierberge?

Ihre Vorteile durch digitale Archivierung

Rechtssicherheit

NOVIPLAN-DMS erfüllt die gesetzlichen Anforderungen an die revisionssichere Aufbewahrung von Geschäftsdokumenten (Compliance). Elektronische Dokumente werden ebenso automatisch verarbeitet wie gescannte Papierdokumente. Sie werden erfasst, klassifiziert, mit Volltextindex versehen und in einem elektronischen Archiv abgelegt.

Höchste Datensicherheit

Das detaillierte, mehrstufige Berechtigungskonzept von NOVIPLAN-DMS wahrt die Vertraulichkeit von Informationen und schützt sicher vor unberechtigten Zugriffen und Datenverlusten. Verloren gegangene Dokumente oder Manipulationen gehören der Vergangenheit an. Alle Änderungen an einem Dokument werden protokolliert und sind nachvollziehbar.

Transparenz

Mit NOVIPLAN-DMS können Sie von einem Arbeitsplatz die Informationen aus unterschiedlichsten Abteilungen abrufen. Sie sehen auf einen Blick, welche Informationen zu einem Kunden gehören. Ihre Mitarbeiter sind Geschäftspartnern gegenüber am Telefon sofort auskunftsfähig.

Zeiteinsparung

Leistungsstarke Datenbanktechnologien, komfortable Recherchefunktionen über Volltext, Schlagworte oder Wildcard und eine schnelle Dokumentenvorschau minimieren Suchzeiten und sparen teure Arbeitszeit. Die Speicherung von benutzerspezifischen Suchprofilen ermöglicht die Wiederverwendung von Suchabfragen.

Kostensenkung

Machen Sie Schluss mit überfüllten Aktenordnern und platzraubenden Archiven. Die digitale Archivierung spart nicht nur jede Menge Archivraum, sondern erzielt hohe Einsparungen an Papier-, Druck- und Prozesskosten.

Teamarbeit

Der standortunabhängige und gleichzeitige Zugriff auf Informationen ermöglicht eine effektive Teamarbeit. Ihre Mitarbeiter können überall, jederzeit und gleichzeitig mit Dokumenten arbeiten. Papierdokumente können nicht mehr verschwinden. Alle Informationen sind sofort verfügbar.

Kundenzitat

Mit NOVIPLAN haben wir unsere Dokumente sofort im Griff und müssen nicht mehr lange in Ordnern suchen. Außerdem sind wir rechtlich auf der sicheren Seite, was die Archivierung betrifft.

Wolfgang FischerLeiter IT - SUSA-Vertriebs-GmbH + Co.

Erleben Sie innovatives Dokumentenmanagement

Lernen Sie weitere Anwendungsbereiche und Funktionen kennen
und erfahren Sie, warum NOVIPLAN das richtige DMS für Sie ist.