NOVIPLAN-DMS | Lösung
Digitale Rechnungsverarbeitung
Zeitgemäße digitale Prozesse statt zeitintensiver manueller Tätigkeiten
Automatisiertes Auslesen von Rechnungs- und Gutschriftsdaten wie Lieferant, Belegnummer, Belegdatum, Betrag und Währung
Die manuelle Bearbeitung papierbasierter Eingangsrechnungen bedeutet nach wie vor einen enormen Zeitaufwand und hohe Kosten.
Durch eine digitale Eingangsrechnungslösung entfernen Sie die manuellen Schritte aus Ihrer Rechnungsverarbeitung
und automatisieren Erfassung, Dateneingaben, Freigaben und Archivierung.
Medienbrüche werden vermieden, Zeit und Kosten auf ein Minimum reduziert..
Mit NOVIPLAN-DMS bietet INTENSIO eine zukunftsweisende Komplettösung zur automatisierten Verarbeitung von Rechnungen und Gutschriften. Eingehende Rechnungen werden digitalisiert, indexiert und per Workflow an die richtigen Bearbeiter zur Rechnungsprüfung und -freigabe weitergeleitet. Papierrechnungen müssen nicht mehr in andere Abteilungen oder Standorte geschickt werden, sondern stehen den zuständigen Personen direkt am Bildschirm zur Verfügung – ohne wie bisher Kopien anzufertigen und später wieder zusammenzuführen. Die OCR-Volltexterkennung interpretiert den Rechnungstext und extrahiert alle buchungsrelevanten Informationen. Frei konfigurierbare Workflows steuern Prüfung, Vorkontierung und Freigabe der Belege bis hin zur automatischen Verarbeitung in der nachgelagerten Finanzbuchhaltung.
Gleichzeitig sorgt die revisionssichere Archivierung der Rechnungen für sichere, compliance-gerechte Prozesse.
Mit NOVIPLAN-DMS digitalisieren Sie die komplette Bearbeitungskette, die Ihre Eingangsrechnungen durchlaufen.
Papierlos. Sicher. Transparent.
Welche Rechnungen sind neu, welche gerade in Bearbeitung und durch wen?
Mit NOVIPLAN-DMS behalten Sie den Überblick über alle eingehenden Rechnungen, ihren Bearbeitungsstatus und die Zahlungsverpflichtungen. Frei konfigurierbare Workflows zur Rechnungsprüfung und -freigabe leiten die Rechnungsdokumente automatisch an die entsprechenden Sachbearbeiter und Genehmiger weiter. Dabei können Workflows auch parallel ablaufen, so dass sachliche Prüfungen von mehreren Personen gleichzeitig durchgeführt werden können. Selbst von unterwegs ist es per Tablet oder Smartphone möglich, Rechnungen freizugeben und somit für eine fristgerechte Bezahlung und die Ausnutzung von Skonto-Vorteilen zu sorgen.
Vereinfachen Sie Ihre Abläufe und reduzieren Sie potentielle Fehlerquellen bei der Rechnungsbearbeitung.
Eingangsrechnungen erfassen und archivieren
- Digitalisierung papierbasierter Rechnungen durch Scannen mit OCR-Volltexterkennung
- Einschleusung von E-Mail-Rechnungen in den Workflow
- Automatische Extraktion von Beleginformationen wie Lieferant, Belegdatum und -nummer, Rechnungsbetrag, Währung etc.
- Revisionssichere Archivierung aller Rechnungen und Gutschriften
- Workflowbasierte Weiterleitung an die jeweiligen Sachbearbeiter oder Fachbereiche
Eingangrechnungen bearbeiten
- Elektronische Warteschlange für nicht automatisch zuordenbare Rechnungen
- Spezifische Rechnungs-Workflows in Abhängigkeit von Rechnungstypen
- Vollautomatisches Durchbuchen von Standardrechnungen mit Übergabe an die Fibu
- Teilautomatisiertes Vorkontieren, Prüfen und Freigeben sonstiger Rechnungen
- Einfaches Kommentieren
- Weiterleitung an andere Abteilungen oder Mitarbeiter zur weiteren Bearbeitung
- Umfangreiche Recherchemöglichkeiten
Eingangsrechnungen überwachen
- Permanenter Überblick über alle Eingangsrechnungen mit Bearbeitungsstatus
- Reaktionsmöglichkeit bei Bearbeitungsstau
- Umfangreiche Auswertungsmöglichkeiten nach Status, Lieferant etc.
Eingangsrechnungen erfassen
NOVIPLAN-DMS erfasst eingehende Rechnungen aus beliebigen Quellen: Papier, E-Mail-Anhänge oder andere. Papierbasierte Rechnungen werden mit Trennmerkmalen wie z. B. Deckblättern oder Barcodes versehen und gescannt. Anschließend erfolgt das Zusammenführen der Seiten und die Extraktion von Indexdaten anhand der OCR-Volltexterkennung. Alle buchungsrelevanten Informationen wie Lieferant, Rechnungsnummern oder Beträge werden hierbei automatisch ausgelesen und mit der Bestellung abgeglichen. Neben den papiergebundenen werden auch elektronische Rechnungen in den Verarbeitungsprozess eingeschleust und entsprechend indexiert.
Die Rechnungsbelege werden direkt nach der Erfassung revisionssicher archiviert und automatisch dem Workflow für die Prüf- und Freigabeprozesse zugeführt.
Eingangsrechnungen automatisiert verarbeiten
Alle Informationen, die für die Bearbeitung von Rechnungen und Gutschriften erforderlich sind, befinden sich transparent in NOVIPLAN-DMS. Dies bedeutet, dass Prüfung, Vorkontierung und Freigabe der Belege bequem am PC durchgeführt werden, ganz ohne Papierstapel. Die Bearbeitung erfolgt prozessorientiert anhand individuell eingerichteter Workflows. Der Rechnungsstatus ist stets auf einen Blick erkennbar.
Egal ob Sie Genehmigungsprozesse mehrstufig durchlaufen, automatische Kontierungsvorschläge übernehmen oder Rechnungsbeträge auf mehrere Kostenstellen und Sachkonten aufsplitten: Mit NOVIPLAN-DMS automatisieren Sie alle Phasen der Rechnungsbearbeitung bis hin zur direkten Übergabe der Daten an Ihr ERP. Parallele Workflows verkürzen die Bearbeitungszeit drastisch, indem sowohl mehrere Mitarbeiter gleichzeitig als auch von unterwegs per Tablet oder Smartphone Rechnungen bearbeiten und freigeben können. Lassen Sie sich anhand des Rechnungsstatus sofort informieren, wenn eine Rechnung nicht genehmigt oder weitergeleitet werden kann.
Mit NOVIPLAN-DMS haben Sie alle Rechnungsdaten übersichtlich im Blick und erzielen durch eine automatische Überwachung der Rechnungsdurchläufe signifikante Zeit- und Kosteneinsparungen.
Den Überblick verloren?
Ihre Vorteile durch digitales Rechnungsverarbeitung
Zeiteinsparung
- Verkürzte Durchlaufzeiten durch automatisierte Rechnungsworkflows und Vermeidung von Transport- und Liegezeiten
- Prüfungen und Freigaben parallel durchführbar
- Wegfall manueller Tätigkeiten
Transparenz
- Aktueller Überblick über den gesamten Rechnungseingang mit Bearbeitungsstatus
- Schneller Zugriff auf Rechnungen und Gutschriften
- Schnelle Auskunftsfähigkeit am Telefon, da alle Informationen am Bildschirm verfügbar sind
Rechtssicherheit
- Revisionssichere Archivierung aller Rechnungen und Gutschriften
- Schutz vor Manipulationen und Verlust
- Sicherstellung von Compliance-Richtlinien
Kosteneinsparung
- Senkung der Prozesskosten, da manuelle Tätigkeiten entfallen
- Senkung der Kosten, die mit der Verarbeitung und Archivierung von Papierdokumenten verbunden sind
- Kostenersparnis durch Einhaltung von Skonto- und Zahlungsfristen
Fehlervermeidung
- Prozesssicherheit durch automatische, regelbasierte Verteilung der Rechnungen
- Vermeidung von fehlerhaften manuellen Dateneingaben durch automatische Rechnungserkennung
- Schutz vor dem Verlust von Rechnungsdokumenten
Mobilität
- Zugriff auf Rechnungen von unterwegs über Tablet oder Smartphone
- Maximale Flexibilität durch zeit- und standortunabhänige Prüfprozesse
INTENSIO entwickelt DMS-Lösungen, die Ihre Geschäftsprozesse unterstützen und dadurch effizienter und schneller machen. Sie alle basieren auf NOVIPLAN und lassen sich schnell an Ihre individuellen Anforderungen anpassen. Machen Sie Schluss mit überfüllten Schreibtischen, lästigen Papierstapeln und platzraubenden Aktenschränken. Mit NOVIPLAN-DMS bearbeiten Sie die tägliche Informationsflut effizient und sicher.
Finden Sie die Lösung, die zu Ihnen passt.
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