NOVIPLAN-DMS

Digital Information Management

Sagen Sie der Papierflut adé!

Mit NOVIPLAN auf dem Weg in die digitale Zukunft

Digitale Informationen sind die Grundvoraussetzung für effektive Geschäftsprozesse.
Notwendige Basis hierfür sind flexibel anpassbare Lösungen für das digitale Informationsmanagement.

Werden Sie jetzt zum digitalen Unternehmen
und machen Sie Informationen jederzeit und überall verfügbar.

NOVIPLAN-DMS bietet ein ganzes Portfolio an funktionalen, innovativen Lösungen für verschiedenste Anforderungen des Enterprise Content Managements. Aufgrund der zentralen Archivierung von Dokumenten erhalten Ihre Mitarbeiter blitzschnell Zugang zu den benötigten Unterlagen, verbundenen Vorgängen sowie weiteren Informationen in Kommentaren, Notizen und digitalen Akten. Mittels leistungsstarker Datenbanktechnologien und komfortabler Recherchefunktionen werden Suchzeiten auf ein Minimum reduziert. Dabei spielt es keine Rolle, wann und von wo aus der Zugriff erfolgt. Auch Ihre Mitarbeiter im Außendienst oder Home Office können benötigte Informationen jederzeit über ihr mobiles Gerät abrufen.

Mit NOVIPLAN-DMS profitieren Sie von einer zentralen Informationsplattform und medienbruchfreien Geschäftsprozessen.

  • Alle Informationen jederzeit verfügbar
  • Automatische Bildung elektronischer Akten
  • Intelligente Recherchefunktionen
  • Schutz vertraulicher Informationen
  • Schnelle Auskuftsfähigkeit am Telefon

Papierlos arbeiten

Papierstapel, überfüllte Ordner und platzraubende Aktenschränke. Das war gestern! Verschwenden Sie wertvolle Arbeitszeit nicht länger für das Kopieren, Verteilen, Suchen und Ablegen von Dokumenten.

Mit NOVIPLAN-DMS verwalten Sie Ihre Dokumente elektronisch und sicher in einem digitalen Archiv. Egal ob Rechnungen, Verträge, Lieferscheine oder E-Mails – einfach sämtliche Informationen Ihres Unternehmens werden auf einer zentralen Plattform gespeichert. Die tägliche zeitraubende Suche in Papierakten und auf Netzlaufwerken gehört damit endgültig der Vergangenheit an. Mit NOVIPLAN-DMS finden Sie Dokumente und Vorgänge in Sekundenschnelle. Ihre Mitarbeiter können jederzeit und gleichzeitig mit Dokumenten arbeiten. Alle Informationen sind per Mausklick verfügbar und können für eine effektive Teamarbeit genutzt werden.

Schaffen Sie Ihre unternehmensweite Informationsplattform: mit NOVIPLAN-DMS gestalten Sie Prozesse digital, transparent und ohne Medienbrüche und sind umfassend auskunftsfähig über Kunden, Lieferanten, Projekte und vieles mehr.

Dokumente suchen

  • Volltext-Recherche
  • Schlagwortsuche nach beliebigen Klassifikationsmerkmalen
  • Wildcardsuche (Suche mit Platzhaltern)
  • Erweiterte Suche mit relationalen oder logischen Operatoren
  • Wiederverwendung von Suchabfragen

Dokumente anzeigen

  • Schnelle Dokumentvorschau
  • Unterschiedliche Ansichten wie Zoom, Vollbild und Ausschnitte
  • Schnelles Blättern in den gefundenen Dokumenten
  • Anzeige als Liste oder Baumstruktur

Dokumente bearbeiten

  • Druck der gefundenen Dokumente direkt aus der Anzeige
  • E-Mail-Versand der Dokumente
  • Automatisches Starten des Programms, mit dem ein Dokument erstellt wurde
  • Versionsmanagement mittels Aus- und Eincheckfunktionen
  • Anbringen elektronischer Haftnotizen für Kommentare

Informationen in Sekundenschnelle recherchieren

Studien belegen, dass rund 20% der täglichen Arbeitszeit mit der Suche nach Dokumenten und E-Mails verbracht werden. Wertvolle Informationen gehen in Aktenbergen oder überquellenden Postfächern unter.

Nicht so mit NOVIPLAN-DMS. Leistungsstarke Datenbanktechnologien, komfortable Recherchefunktionen über Volltext, Schlagworte oder Wildcard und eine schnelle Dokumentenvorschau minimieren Suchzeiten und sparen teure Arbeitszeit. Die Suchergebnisse werden übersichtlich in Trefferlisten dargestellt und können nachträglich über miteinander kombinierbare Suchfilter weiter eingegrenzt werden. Verloren gegangene Dokumente, Manipulationen oder der Gang ins Archiv gehören endgültig der Vergangenheit an. Sie haben Ihre Informationen jederzeit griffbereit und können sie für eine effektive Teamarbeit nutzen.

NOVIPLAN-DMS stellt sicher, dass Ihr Unternehmenswissen produktiv genutzt wird.

Digitale Akten

NOVIPLAN-DMS verwaltet alle Informationen und Ablagestrukturen auf einer zentralen Informationsplattform. Durch die Einrichtung von elektronischen Akten stehen E-Mails, Briefe, Angebote, Rechnungen, Verträge und Dokumente immer im passenden Kontext zur Verfügung. Sie werden automatisch oder manuell nach beliebigen Klassifizierungskriterien wie Kundennummer etc. zusammengefasst. Vorgangsbezogen zusammengehörende Dokumente können so blitzschnell gefunden und verarbeitet werden.

Digitale Akten lassen sich für alle Anforderungen oder Branchen bilden: von Vertragsakten, über Kunden- und Lieferantenakten bis hin zu Personalakten. Im Gegensatz zu Papierakten besteht die Möglichkeit, ein Dokument in beliebig vielen elektronischen Akten einzuordnen – ein großer Vorteil, der sich in den Arbeitsabläufen schnell bemerkbar macht.

Mit NOVIPLAN-DMS bleiben Ihre Dokumente griffbereit und in bester Ordnung.

Erfolgsfaktor Digitalisierung

Ihre Vorteile durch digitales Dokumentenmanagement

Zentrale Dokumentenverwaltung

Schluss mit verstaubten Archiven, platzraubenden Aktenschränken und überfüllten Ordnern. NOVIPLAN-DMS speichert Dokumente, E-Mails, Rechnungen, Verträge – einfach sämtliche Informationen Ihres Unternehmens – auf einer zentralen Plattform. Alle Informationen sind blitzschnell und jederzeit verfügbar. Ihr Firmenwissen bleibt stets geschützt, denn Sie entscheiden, wer welche Dokumente, Informationen und Vorgänge sehen und bearbeiten darf.

Schnelle und komfortable Dokumentenrecherche

Leistungsstarke Datenbanktechnologien, komfortable Recherchefunktionen über Volltext, Schlagworte, Wildcard oder mit logischen Operatoren minimieren Suchzeiten und sparen teure Arbeitszeit. Darüber hinaus sorgen eine schnelle Dokumentenvorschau und die Wiederverwendung benutzerspezifischer Suchprofile dafür, dass der Anwender schnell die richtigen Informationen findet. Verloren gegangene Dokumente oder der Gang ins Archiv gehören damit endgültig der Vergangenheit an.

Erhöhte Sicherheit und Qualität

Die zentrale Dokumentenablage vermeidet Wildwuchs, unstrukturierte Datenspeicherungen und die Pflege doppelter Datenbestände, denn alle Dokumente sind in der aktuell gültigen Version nur einmal im System vorhanden. Ein detailliertes Berechtigungskonzept schützt sicher vor unberechtigten Zugriffen und wahrt die Vertraulichkeit. Automatisierte Abläufe helfen, Fehler und Medienbrüche zu vermeiden und sorgen für eine höhere Qualität und Sicherheit bei der Bearbeitung von Vorgängen.

Bündelung fallbezogener Dokumente zu Akten

Mit NOVIPLAN-DMS sehen Sie auf einen Blick, welche Informationen zu einem Vorgang oder Kunden gehören. Elektronische Akten stellen Dokumente, E-Mails und sonstige Informationen immer im passenden Kontext zur Verfügung. Ihre Mitarbeiter sind Geschäftspartnern gegenüber am Telefon sofort auskunftsfähig.

Effektive Teamarbeit

Der standortunabhängige und gleichzeitige Zugriff auf Informationen ermöglicht eine effektive Teamarbeit. Ihre Mitarbeiter können überall, jederzeit und gleichzeitig mit Dokumenten arbeiten. Papierdokumente können nicht mehr verschwinden oder in Stapeln untergehen. Alle Informationen sind sofort verfügbar – egal, aus welcher Datenquelle sie stammen oder in welchem Format sie vorliegen.

Einfach in der Anwendung

Informationen müssen einfach gesucht und schnell gefunden werden können, egal wann und wo sie benötigt werden. NOVIPLAN-DMS kann vollständig in MS Outlook integriert werden und ermöglicht eine anwenderfreundliche und zeitsparende Dokumentenrecherche ohne Software-Wechsel. Mit NOVIPLAN-DMS mobile haben Sie Ihr Archiv immer dabei und greifen auch unterwegs auf Ihre Dokumente zu.

Kundenzitat

Wir haben die Software installiert und gleich losgelegt. Durch die vielen intuitiven Recherche-Möglichkeiten und die einfach zu bedienende Oberfläche haben unsere Anwender den Nutzen von NOVIPLAN schnell erkannt.

Hans-Peter VogelNeopost GmbH & Co. KG

Erleben Sie innovatives Dokumentenmanagement

Lernen Sie weitere Anwendungsbereiche und Funktionen kennen
und erfahren Sie, warum NOVIPLAN das richtige DMS für Sie ist.