2020 haben Digitalisierung und mobiles Arbeiten eine neue Relevanz erfahren. Homeoffice ist für viele Beschäftigte inzwischen Realität. Diese Situation veranlasst immer mehr Unternehmen, gewohnte Arbeitsweisen anzupassen und gängige Prozesse zu überdenken. Sie erkennen zwangsläufig, dass papierbasierte Arbeitsprozesse nicht mehr zeitgemäß sind und suchen nach Lösungen, um Prozesse zu digitalisieren.

Eine Vorreiter-Rolle kommt hierbei der HR-Abteilung zu. Häufig werden Entgeltabrechnungen nämlich immer noch ausgedruckt, in Kuverts gepackt und anschließend an die Mitarbeiter verteilt oder per Post versendet – ein äußerst kosten- und zeitaufwendiger Prozess. Hinzu kommen der immense Papier- und Tonerverbrauch und die Schwierigkeit, Arbeitnehmern im Urlaub oder Homeoffice Dokumente zeitnah zuzustellen. Personalabteilungen stehen also vor vielen Herausforderungen, beispielsweise:

Wie bekommen Mitarbeiter im Homeoffice ihre Dokumente am geschicktesten?

Der einfachste Weg: Entgeltabrechnungen digital bereitstellen. Das Thema ist nicht erst aufgrund der momentanen Situation aktuell. Unternehmen der unterschiedlichsten Branchen setzen derzeit Prozesse neu auf und entdecken Portallösungen für den mobilen Zugriff auf Mitarbeiterdokumente als perfekte Ergänzung zur Personalabrechnung.

Die gute Nachricht: Die Umstellung von der klassischen Abrechnung in Papierform auf digitale Dokumente ist häufig einfacher als gedacht. Da bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung bereits digitale Dokumente entstehen, muss nämlich nur noch die Möglichkeit des Online-Zugriffs geschaffen werden.

Unsere Lösung: Genau hierfür bieten wir mit NOVIPLAN [e.portal], unserem Webportal für Mitarbeiterdokumente, eine anwenderfreundliche und vielfach bewährte Lösung. Mit NOVIPLAN [e.portal] stellen Sie Entgeltabrechnungen und andere Dokumente online zur Verfügung – natürlich mit höchsten Sicherheitsstandards wie SSL-Verschlüsselung oder Zwei-Faktor-Authentifizierung. Das Prinzip ist einfach: Die HR-Sachbearbeiter führen die monatliche Abrechnung wie gewohnt durch, sparen sich aber den Papierausdruck der Dokumente. Statt dessen werden sie vollautomatisch ins Archiv gedruckt. Ihre Mitarbeiter benötigen lediglich einen Webbrowser oder unsere kostenlose NOVIPLAN-App, um rund um die Uhr auf ihre Dokumente zugreifen zu können. Das ist nicht nur praktisch, z. B. wenn man mal schnell ein Duplikat benötigt, sondern auch gut für die Umwelt. Und da der Prozess komplett digitalisiert ist, reduzieren Sie Bearbeitungszeiten und Kosten und sind fast nebenbei dem papierlosen Büro einen großen Schritt näher gekommen.

Unser Plus: NOVIPLAN [e.portal] funktioniert mit jedem Abrechnungssystem und kann sowohl als On-Premise- als auch als Cloud-Lösung eingesetzt werden.